Cómo mostrar y ocultar totales generales y subtotales

Un total general es un total de todos los cálculos de un informe por cada indicador. Un subtotal es un total de un subconjunto específico de datos de indicadores, totalizado en un nivel seleccionado por el usuario. (Para ver una definición y ejemplos de los niveles de agregación, consulte la Ayuda básica de informes.) Entre las funciones de subtotal comunes se incluyen la suma, el recuento, mínimo, máximo, promedio, media y mediana. Los subtotales y los totales generales suelen denominarse colectivamente totales.

Los diseñadores de indicadores o de informes deben habilitar los totales como parte de la definición de un indicador. Si hay totales disponibles para un indicador, puede mostrarlos u ocultarlos para ese indicador en un informe determinado. Puede agregar un tipo nuevo de subtotal al informe. Por ejemplo, si un informe muestra actualmente un subtotal de mediana, pero prefiere ver un subtotal de promedio, puede agregar el subtotal de promedio al informe. También puede eliminar de forma permanente los totales del informe.

Puede agregar totales a un informe en un documento. Para conocer los pasos, consulte Cómo analizar documentos.

Para mostrar u ocultar totales generales y subtotales existentes en un informe

1. Haga clic en el nombre de un informe para ejecutarlo. El informe debe mostrarse en la vista de cuadrícula o de cuadrícula y gráfico.

2. Haga clic en el icono Cambiar totales en la barra de herramientas Datos.

   Si lo prefiere, puede seleccionar Mostrar totales en el menú Datos. Si esta opción no aparece, significa que aún no se han habilitado los totales para al menos un indicador en el informe.

Para mostrar nuevos totales en un informe

1. Haga clic en el nombre de un informe para ejecutarlo. El informe debe mostrarse en la vista de cuadrícula o de cuadrícula y gráfico.
2. Desde la Datos menú, seleccione Modificar totales .

3. Haga clic en la ficha Definiciones. Puede agregar uno o más subtotales para que se calculen en todos los niveles, o puede agregar sólo los totales generales.

   La lista de funciones de subtotales se define cuando se crea el indicador. Si no se indica ninguna función, los subtotales estarán deshabilitados. Si desea obtener más información, póngase en contacto con el creador del informe.

4. Haga clic en Opciones avanzadas y, en la lista desplegable de la parte superior del cuadro de diálogo, especifique el subtotal para el que se especifica la forma en que debe calcularse este subtotal en el informe: por posición o a través de niveles.

   Para obtener una definición de un nivel y ejemplos, consulte la Ayuda básica de informes.

   Entre los niveles que puede seleccionar se encuentran los siguientes:

   • Por posición: Debajo de Filas, Columnas, o Páginas desplegable (campos de paginación), seleccione el subtotal que desee aplicar a esa parte del informe. Cada uno de estos elementos se considera un eje en el informe de cuadrícula. Para cada lista desplegable, seleccione una de las opciones siguientes:

     • Todos los subtotales: aplica el subtotal en todos los niveles del eje.
     • Total general: aplica únicamente el subtotal en todo el eje.
     • Ninguna: no aplica el subtotal en ningún nivel del eje.
     • Subtotales seleccionados: aplica únicamente los subtotales seleccionados en el eje. Esta opción solo está disponible en las listas desplegables Páginas, en los campos de paginación.
   • A través de niveles: Si elige esta opción, se enumerarán todos los atributos disponibles en el informe para que pueda seleccionarlos. Seleccione aquellos para los que desee calcular el subtotal.
5. Cuando defina los subtotales que se deben calcular en el informe, seleccione la ficha Mostrar para definir el lugar de la cuadrícula donde se deben mostrar los subtotales.

6. Para cada eje de la cuadrícula, cualquier subtotal calculado puede mostrarse de dos maneras: en el inicio de cada nivel o en el final de cada nivel.

   • Posición de subtotales por fila:

     • Inicio de cada nivel: muestra el subtotal de fila en la parte superior de cada nivel en el que se calcula el indicador.
     • Final de cada nivel: muestra el subtotal de fila en la parte inferior de cada nivel en el que se calcula el indicador.

   • Posición de subtotales por columna:

     • Izquierda de cada nivel: muestra el subtotal de columna en la parte izquierda de cada nivel en el que se calcula el indicador.
     • Derecha de cada nivel: muestra el subtotal de columna en la parte derecha de cada nivel en el que se calcula el indicador.

   • Posición de subtotales por página:

     • Inicio de cada nivel: muestra el subtotal de la página en la parte superior de cada nivel en el que se calcula el indicador.
     • Final de cada nivel: muestra el subtotal de la página en la parte inferior de cada nivel en el que se calcula el indicador.
7. Haga clic en Aceptar.

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