Procédure de planification d'un document ou rapport à envoyer à un dossier réseau

Il est possible de livrer automatiquement un rapport ou un document dans un dossier sur votre réseau de façon régulière. Pour cela, vous devez souscrire au rapport ou au document de la façon décrite dans les étapes ci-dessous.

Vous pouvez personnaliser votre souscription en saisissant des macros dans le champ Nom du fichier, Sous-dossier ou Nom du fichier zip. Ces macros sont automatiquement remplacées par le texte approprié lorsque le rapport ou le document est remis. Vous pouvez, par exemple, créer une souscription à un document. Si vous tapez {&Project} dans le champ Nom du fichier, le nom du projet dans lequel le document est enregistré s’affiche dans le nom du document lors de la livraison du document.

Pour connaître la liste des macros disponibles, reportez-vous au chapitre sur la planification des travaux et des tâches administratives dans le Aide pour l’administration système.

Pour envoyer un rapport ou un document dans un dossier réseau selon une planification

1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour un rapport, cliquez sur le nom du rapport pour l’exécuter.

   • Pour un document, éditez-le en mode Conception ou en mode Modifiable.

     • Pour modifier un document en mode Conception, depuis un dossier, cliquez avec le bouton droit sur le document et sélectionnez Éditer. Si le document est ouvert en mode Présentation, cliquez sur l’icône de menu à droite et sélectionnez Éditer.
     • Pour modifier un document en mode Modifiable, à partir d’un dossier, cliquez avec le bouton droit sur le document, pointez sur Exécuter en tant que et sélectionnez Modifiable.
2. Dans le menu Page d’accueil, pointez sur Souscrire à, puis sélectionnez Fichier. La boîte de dialogue Programmer la livraison au fichier s’ouvre.
3. De la Planifier déroulante, sélectionnez une planification ou un événement sur lequel vous souhaitez envoyer le rapport ou le document. Vous pouvez créer de nouveaux plannings dans le gestionnaire de plannings de MicroStrategy Developer. Pour la procédure, reportez-vous au chapitre sur la planification des travaux et des tâches administratives dans le document Aide pour l’administration système.

4. Déterminez l’emplacement de livraison (destinataire) du rapport ou du document en effectuant l’une des opérations suivantes :

• Si le dossier dans lequel vous souhaitez envoyer le rapport ou le document est disponible dans la liste déroulante à côté de Emplacement, sélectionnez le dossier.

• Pour ajouter des emplacements de livraison à la liste déroulante, cliquez sur Emplacement. La boîte de dialogue Boîte de dialogue Navigateur des destinataires s'ouvre. Pour cela, effectuez les opérations suivantes :

  1. Pour sélectionner des emplacements de livraison, utilisez Ajouter aux sélections Flèche pour déplacer un ou plusieurs emplacements du Disponible liste à gauche de la À liste sur la droite.
  2. Pour ajouter des emplacements de livraison à la liste déroulante, saisissez un nom pour le nouvel emplacement de livraison dans le Nom de l'adresse champ. Dans le champ Adresse physique, spécifiez un chemin de dossier vers un nouveau dossier ou un dossier existant, pour l’emplacement de livraison. Par exemple, un chemin spécifié correctement est : \\FileServ2\SalesReports\Jan03\. Sélectionnez un type d'emplacement dans Appareil liste déroulante. Lorsque vous avez fini de définir le nouvel emplacement de livraison, cliquez sur Ajouter aux destinataires.

  Tous les emplacements que vous créez doivent être accessibles à partir de l’ordinateur sur lequel les services de distribution sont installés.

  3. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé l’ajout des emplacements de livraison.
• Pour créer un nouveau dossier dans lequel envoyer les fichiers, dans la liste déroulante, sélectionnez Emplacement sélectionné par l'utilisateur, puis tapez l'emplacement dans lequel le nouveau dossier doit être créé sur votre réseau, avec le nouveau nom de dossier, dans le Sous-dossier champ.
5. De la Format de livraison déroulante, sélectionnez le format dans lequel envoyer le rapport ou le document. Si vous choisissez le format Excel ou PDF, le rapport est inclus dans l’e-mail sous forme de pièce jointe.
6. Vous pouvez réduire la taille du rapport ou du document en l’incluant dans un fichier zip. Activez la case à cocher Compresser le contenu. Cette option est uniquement disponible si l’option Format de livraison est définie sur un format de fichier autre que HTML.

7. Si le rapport ou le document contient des objets groupés, effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour imprimer les données de tous les objets, activez la case à cocher Développer les champs de saut de page.
   • Pour imprimer les données uniquement pour les objets actuellement sélectionnés dans le panneau Saut de page (pour les rapports) ou le panneau Groupement (pour les documents), désactivez la case à cocher Développer les champs de saut de page.

8. Vous pouvez spécifier le caractère de séparation des valeurs dans un rapport, comme la virgule ou la tabulation. Cette option est uniquement disponible pour les rapports envoyés sous forme de texte brut. De la Délimiteur dans la liste déroulante, sélectionnez l'une des options suivantes:

   • Pour choisir un délimiteur dans la liste, opérez une sélection telle que Virgule ou Espace.
   • Pour spécifier un délimiteur personnalisé, sélectionnez Autre, puis tapez le caractère de votre choix.
9. Tapez un nom pour le fichier dans le champ Nom de fichier.

10. Pour remplacer tous les espaces dans le nom de fichier par un autre caractère, dans le champ Délimiteur, tapez le caractère par lequel tous les espaces seront remplacés. Pour voir une liste de caractères qui ne peuvent pas être utilisés en tant que délimiteurs, placez le curseur sur l’icône d’information .

    Les espaces qui sont créés en étendant les macros, tel qu’un espace entre l’heure et la date dans un horodatage, ne sont pas remplacés par le délimiteur d’espace.

11. Vous pouvez diviser, ou éclater, un rapport ou un document en plusieurs fichiers et sous-dossiers. Chaque fichier contient une portion de données basée sur les attributs utilisés pour le groupement du rapport ou du document. Les documents contenant plusieurs mises en forme peuvent être éclatés à condition que chaque mise en forme contienne les attributs sélectionnés pour l’éclatement. Pour éclater le rapport ou le document, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur Éclatement. L’éditeur de critères d’éclatement apparaît avec tous les attributs utilisés pour grouper le rapport ou le document affiché dans la liste Attributs disponibles.

    Si un message « Aucun élément d’éclatement disponible » apparaît, vous devez placer au moins un attribut sur le panneau Saut de page (pour les rapports) ou le panneau Groupement (pour les documents).

    2. Dans la liste Attributs disponibles, sélectionnez les attributs à utiliser pour l’éclatement des données, puis cliquez sur > pour déplacer les attributs vers la liste Attributs sélectionnés. Lorsque la souscription est exécutée, un fichier distinct est créé pour chaque élément de chaque attribut sélectionné.
    3. Pour vous assurer que chaque fichier recevra un nom unique lorsque la souscription sera exécutée, vous pouvez taper une macro dans le champ Nom du fichier. Par exemple, si vous sélectionnez les attributs Region (Région) et Category (Catégorie) pour éclater le document, vous pouvez taper la macro {[Region]@[DESC]},{[Category]@[DESC]}. Lorsque la souscription est exécutée, chaque fichier reçoit un nom de fichier commençant par les noms des éléments d’attribut utilisés pour générer le fichier, tel que Centre, Livres ou Centre, Électronique.

    4. Pour créer des sous-dossiers basés sur les attributs dans l'axe du saut de page du rapport, dans le champ Sous-dossier, sous le champ Nom du fichier, tapez une macro en utilisant la syntaxe {[Nom_Attribut]@[Forme_Attribut]}. Par exemple, si vous souhaitez créer un sous-dossier pour chaque responsable du rapport et que l’attribut Manager figure dans le saut de page du rapport, vous pouvez taper {[Manager]@[Last Name]}. S’ils n’existent pas, les sous-dossiers sont créés et les rapports faisant l’objet d’un abonnement y sont placés.

       Si le rapport contient plusieurs attributs dans l’axe du saut de page, vous pouvez créer plusieurs niveaux de sous-dossiers. Par exemple, si le rapport contient les attributs Manager (Responsable) et Category (Catégorie) dans le saut de page, vous pouvez taper {[Manager]@[Last Name]\[Category]@[DESC]} dans le champ Sous-dossier pour créer des sous-dossiers de catégories dans les sous-dossiers de responsables.

12. Dans le cas d’un rapport ou d’un document comportant des invites, toutes les invites s’affichent si vous ne souscrivez pas à un rapport ou un document qui est ouvert. Les sélections effectuées pour ces invites seront utilisées chaque fois que le rapport ou le document est envoyé.
13. Développez les Options avancées.
14. Pour les rapports ou les documents inclus dans un fichier zip, vous pouvez protéger le fichier zip par mot de passe afin de renforcer la sécurité. Sélectionnez la case à cocher Protéger le fichier zip par mot de passe et tapez un mot de passe pour le fichier zip. Cette option est disponible uniquement si la case à cocher Compresser le contenu est activée.
15. Si vous choisissez d’inclure le rapport ou le document dans un fichier zip, vous pouvez spécifier un nom pour ce fichier. Tapez le nom dans le champ Nom du fichier zip. Cette option est disponible uniquement si la case à cocher Compresser le contenu est activée.
16. Pour spécifier une date après laquelle arrêter la remise du rapport ou du document, activez la case à cocher Ne pas remettre après, puis sélectionnez la date dans le calendrier.
17. Par défaut, si vous avez sélectionné un groupe de contacts en tant que le destinataire du rapport ou document, MicroStrategy utilise le filtre de sécurité du groupe de contacts dans son ensemble lors de la livraison du rapport ou document. Pour utiliser les filtres de sécurité séparés pour chaque membre du groupe de contacts sélectionné, activez la case à cocher Utiliser la sécurité des contacts pour chaque membre du groupe de contacts.

18. Pour envoyer une notification lors de la remise du rapport ou du document, activez la case à cocher Envoyer une notification à l’adresse de messagerie, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour envoyer la notification à une adresse de messagerie déjà définie, sélectionnez une adresse dans le À liste déroulante.
    • Pour envoyer la notification à une nouvelle adresse de messagerie, dans le Nouvelle adresse champ, tapez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez envoyer une notification de livraison et sélectionnez le type de client de messagerie de l'adresse e-mail spécifiée dans la liste déroulante.
19. Cliquez sur OK. Le fichier est envoyé vers l’emplacement spécifié au moment spécifié.

Pour vérifier que vous avez souscrit au rapport ou au document, cliquez sur l’icône MicroStrategy située dans la partie supérieure de la page et sélectionnez Mes Abonnements. Le rapport apparaît dans la liste Souscriptions aux fichiers.

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