Planung der Zusendung eines Berichts oder Dokuments an einen Netzwerkordner

Sie können einen Bericht oder ein Dokument automatisch nach einem bestimmten Ablaufplan an einen Ordner in Ihrem Netzwerk versenden lassen. Dazu müssen Sie den Bericht oder das Dokument abonnieren, wie in den folgenden Schritten beschrieben.

Sie können Ihr Abonnement anpassen, indem Sie Makros in die Felder DateinameUnterordner oder Zip-Dateiname eingeben. Diese Makros werden automatisch durch den entsprechenden Text ersetzt, wenn der Bericht oder das Dokument zugestellt wird. Zum Beispiel: Sie erstellen ein Abonnement zu einem Dokument. Wenn Sie {&Project} in das Feld Dateiname eingeben, wird der Name des Projekts, unter dem das Dokument gespeichert ist, im Namen des Dokuments angezeigt, wenn es zugestellt wird.

Eine Liste mit verfügbaren Makros finden Sie im Kapitel Scheduling Jobs and Administrative Tasks im Hilfe zur Systemadministration.

So senden Sie einen Bericht oder ein Dokument nach einem Ablaufplan an einen Netzwerkordner

1. Wählen Sie eine der folgenden Vorgehensweisen:

   • Um einen Bericht auszuführen, klicken Sie auf dessen Namen.

   • Ein Dokument bearbeiten Sie im Designmodus oder im Bearbeitbaren Modus.

     • Um ein Dokument im Designmodus zu bearbeiten, klicken Sie in einem Ordner mit der rechten Maustaste das Dokument an und wählen Bearbeiten. Wenn ein Dokument im Präsentationsmodus geöffnet ist, klicken Sie auf das Menü-Symbol rechts und wählen Bearbeiten.
     • Um ein Dokument im Bearbeitbaren Modus zu bearbeiten, klicken Sie in einem Ordner das Dokument mit der rechten Maustaste an, zeigen auf Ausführen als und wählen Bearbeitbar.
2. Wählen Sie im Menü Startseite die Option Abonnieren aus und wählen Sie dann Datei. Das Dialogfeld „Zustellung an Datei planen“ wird geöffnet.
3. Aus der Ablaufplan Dropdown-Liste, wählen Sie einen Ablaufplan oder ein Ereignis aus, an dem der Bericht oder das Dokument zuzustellen ist. Sie können neue Ablaufpläne im Ablaufplan-Manager von MicroStrategy Developer erstellen. Schritte dazu finden Sie im Kapitel Scheduling Jobs and Administrative Tasks im Hilfe zur Systemadministration.

4. Legen Sie den Zustellungsort (Empfänger) für den Bericht oder das Dokument fest, indem Sie aus Folgendem auswählen:

• Wenn der Ordner, an den Sie den Bericht oder das Dokument übermitteln möchten, in der Dropdown-Liste neben verfügbar ist Standort, wählen Sie den Ordner aus.

• Um Zustellungsorte zur Dropdown-Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf Standort. Das Dialogfeld „Empfängerauswahl“ wird geöffnet. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Um Zustellungsorte auszuwählen, verwenden Sie den Pfeil Zur Auswahl hinzufügen, um einen oder mehrere Stellen aus der Liste Verfügbar links in die Liste An rechts zu verschieben.
  2. Um Zustellungsorte zur Dropdown-Liste hinzuzufügen, geben Sie einen Namen für den neuen Zustellungsort in das Feld ein Adressname Feld. Im Feld Physische Adresse legen Sie einen Ordnerpfad zu einem neuen oder bestehenden Ordner für den Zustellungsort fest. Ein Beispiel für eine korrekt angegebene Adresse ist: \\FileServ2\SalesReports\Jan03\. Wählen Sie einen Lokationstyp aus der Gerät Dropdown-Liste. Nachdem Sie die Definition des neuen Zustellungsorts abgeschlossen haben, klicken Sie auf Zu Empfängern hinzufügen.

  Alle erstellten Speicherorte müssen von dem Computer aus, auf dem Distribution Services installiert ist, zugänglich sein.

  3. Klicken Sie auf OK, wenn Sie das Hinzufügen von Zustellungsorten abgeschlossen haben.
• Um einen neuen Ordner zu erstellen, in dem Dateien zuzustellen sind, wählen Sie im Dropdown-Menü die Option aus Vom Benutzer ausgewählte LokationGeben Sie dann den Speicherort, an dem der neue Ordner in Ihrem Netzwerk erstellt werden soll, mit dem neuen Ordnernamen in das Feld ein Unterordner Feld.
5. Aus der Zustellungsformat Dropdown-Liste, wählen Sie das Format, in dem der Bericht oder das Dokument gesendet werden soll. Wenn Sie Excel oder PDF wählen, wird der Bericht der E-Mail als Anhang beigefügt.
6. Sie können die Größe des Berichts oder Dokuments reduzieren, indem Sie ihn/es in eine Zip-Datei einschließen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Inhalt komprimieren. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Option „Bereitstellungsformat“ auf ein anderes Dateiformat als HTML eingestellt ist.

7. Beinhaltet der Bericht oder das Dokument gruppierte Objekte, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um die Daten für alle Objekte zu drucken, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Page-By-Felder erweitern.
   • Um die Daten nur für die Objekte zu drucken, die aktuell im Page-By-Abschnitt (für Berichte) oder im Abschnitt „Gruppierung“ (für Dokumente) ausgewählt sind, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Page-By-Felder erweitern.

8. Sie können das Zeichen für das Trennzeichen, wie ein Komma oder einen Tabulator, angeben, das verwendet wird, um Werte in einem Bericht voneinander zu trennen. Diese Option ist nur für Berichte verfügbar, die als unformatierter Text zugestellt werden. Aus der Trennzeichen Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen auswählen:

   • Um ein Trennzeichen aus der Liste auszuwählen, wählen Sie das Trennzeichen aus, das Sie verwenden möchten, wie Komma oder Leerzeichen.
   • Um Ihr eigenes Trennzeichen anzugeben, wählen Sie Sonstiges und geben dann das Zeichen, das Sie als Trennzeichen verwenden möchten, in das Feld ein.
9. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein.

10. Um alle Leerstellen im Dateinamen durch ein anderes Zeichen zu ersetzen, geben Sie in das Feld Trennzeichen das Zeichen ein, durch das alle Leerstellen ersetzt werden sollen. Um eine Liste an Zeichen anzuzeigen, die nicht als Leerzeichentrennzeichen verwendet werden können, bewegen Sie den Cursor über das Informationssymbol .

    Leerzeichen, die durch die Erweiterung von Makros erzeugt werden, wie eine Leerstelle zwischen der Zeit und dem Datum in einem Zeitstempel, werden nicht durch das Leerzeichen-Trennzeichen ersetzt.

11. Sie können einen Bericht oder ein Dokument in mehrere Dateien oder Unterordner aufteilen oder aufsplitten. Jede Datei enthält einen Teil der Daten basierend auf den Daten, die verwendet werden, um den Bericht oder das Dokument zu gruppieren. Dokumente, die mehrere Layouts enthalten, können aufgeteilt werden, falls jedes Layout die für die Aufsplittung ausgewählten Attribute enthält. Um den Bericht oder das Dokument aufzusplitten, schließen Sie die folgenden Schritte ab:

    1. Klicken Sie auf Aufsplitten. Der Editor für Aufsplittungskriterien wird angezeigt, wobei alle Attribute, die zur Gruppierung des Berichts oder Dokuments verwendet werden, in der Liste „Verfügbare Attribute“ aufgelistet werden.

    Wird eine Meldung „Keine aufzusplittenden Elemente verfügbar“ angezeigt, müssen Sie wenigstens ein Attribut in den Abschnitt „Page-By“ (für Berichte) oder den Abschnitt „Gruppierung“ (für Dokumente) platzieren.

    2. Wählen Sie in der Liste „Verfügbare Attribute“ die Attribute aus, nach denen die Daten aufgeteilt werden sollen, und klicken Sie dann auf >, um sie in die Liste „Ausgewählte Attribute“ zu verschieben. Wenn das Abonnement ausgeführt wird, wird eine einzelne Datei für jedes Element eines jeden ausgewählten Attributs erstellt.
    3. Um sicherzustellen, dass jeder Datei ein eindeutiger Name gegeben wird, wenn das Abonnement ausgeführt wird, können Sie ein Makro in das Feld Dateiname eingeben. Wenn Sie beispielsweise die Attribute „Region“ und „Kategorie“ auswählen, um das Dokument aufzusplitten, können Sie das folgende Makro eingeben: {[Region]@[DESC]},{[Category]@[DESC]}. Wird das Abonnement ausgeführt, wird jeder Datei ein Dateiname gegeben, der mit den Namen der Attributelemente beginnt, die verwendet wurden, um die Datei zu erzeugen; wie Central, Books oder Central, Electronics.

    4. Um Unterordner basierend auf den Attributen auf der Page-By-Achse im Bericht zu erstellen, geben Sie im Feld Unterordner unter dem Feld Dateiname ein Makro unter Verwendung der Syntax {[Attributname]@[Attributfeld]} ein. Um beispielsweise einen Unterordner für jeden Manager im Bericht zu erstellen, wobei sich „Manager“ im Page-By im Bericht befindet, können Sie {[Manager]@[Nachname]} eingeben. Wenn die Unterordner nicht vorhanden sind, werden sie erstellt und die abonnierten Berichte werden in die Unterordner platziert.

       Wenn der Bericht mehrere Attribute auf der Page-By-Achse enthält, können Sie mehrere Ebenen mit Unterordnern erstellen. Befinden sich beispielsweise im Bericht „Manager“ und „Kategorie“ im Page-By, so können Sie {[Manager]@[Nachname]\[Kategorie]@[BEZ]} in das Feld Unterordner eingeben, um Kategorie-Unterordner in den Manager-Unterordnern zu erstellen.

12. Wenn Sie keinen Bericht oder kein Dokument abonnieren, der/das geöffnet ist, werden bei einem Bericht oder Dokument mit Eingaben alle Eingaben angezeigt. Die Auswahl, die Sie für diese Eingaben treffen, wird bei jeder Zustellung des Berichts oder Dokuments verwendet.
13. Erweitern Sie Erweiterte Optionen.
14. Für Berichte oder Dokumente, die in einer Zip-Datei eingeschlossen sind, können Sie diese Zip-Datei aus Sicherheitsgründen mit einem Kennwort schützen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Passwortgeschützte Zip-Datei und geben Sie ein Kennwort für die Zip-Datei ein. Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Kontrollkästchen Inhalt komprimieren aktiviert ist.
15. Entscheiden Sie sich dazu, den Bericht oder das Dokument in eine Zip-Datei einzuschließen, können Sie einen Namen für die Zip-Datei angeben. Geben Sie in das Feld Zip-Dateiname den Namen ein. Diese Option ist nur verfügbar, wenn das Kontrollkästchen Inhalt komprimieren aktiviert ist.
16. Um ein Datum festzulegen, nach dem die Zustellung des Berichts oder Dokuments eingestellt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht zustellen nach und wählen das Datum aus dem Kalender aus.
17. Standardmäßig gilt: Haben Sie eine Kontaktgruppe als den Empfänger des Berichts oder Dokuments ausgewählt, verwendet MicroStrategy den Sicherheitsfilter der Kontaktgruppe als Ganzes, wenn der Bericht oder das Dokument zugestellt wird. Um stattdessen die separaten Sicherheitsfilter für jedes Mitglied der abonnierten Kontaktgruppe zu verwenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontaktsicherheit für jedes Gruppenmitglied verwenden.

18. Damit eine Benachrichtigung gesendet wird, wenn der Bericht oder das Dokument zugestellt wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung an E-Mail-Adresse senden und führen einen der folgenden Schritte aus:

    • Um die Benachrichtigung an eine E-Mail-Adresse zu senden, die bereits definiert wurde, wählen Sie eine Adresse aus der An Dropdown-Liste.
    • Um die Benachrichtigung an eine neue E-Mail-Adresse im Neue Adresse Geben Sie in das Feld die E-Mail-Adresse ein, an die Sie eine Zustellungsbenachrichtigung senden möchten, und wählen Sie den E-Mail-Client-Typ der angegebenen E-Mail-Adresse aus der Dropdown-Liste aus.
19. Klicken Sie auf OK. Die Datei wird, wie im Ablaufplan festgelegt, an den angegebenen Speicherort zugestellt.

Um zu bestätigen, dass Sie den Bericht oder das Dokument abonniert haben, klicken Sie oben auf der Seite auf das MicroStrategy-Symbol und wählen dann Persönliche Abonnements. Der Bericht wird in der Liste „Dateiabonnements“ angezeigt.

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