Cómo planificar el envío de un informe o documento a un servidor FTP

Puede hacer que un informe o documento se envíe automáticamente a una ubicación de su servidor FTP según una planificación determinada. Para ello, deberá suscribirse al informe o documento como se describe en los pasos siguientes.

Para personalizar la suscripción, puede escribir macros en los campos Nombre de archivo, Subcarpeta o Nombre de archivo zip. Cuando se envíe el documento, las macros se reemplazarán automáticamente con el texto que corresponda. Por ejemplo, suponga que crea una suscripción a un documento. Si escribe {&Project} en el campo Nombre de archivo, cuando se envíe el documento, aparecerá en su nombre el nombre del proyecto dentro del cual se guardó.

Para obtener una lista de las macros disponibles, consulte el capítulo sobre planificación de trabajos y tareas administrativas de la System Administration Help.

En este procedimiento se da por hecho que un administrador ya ha agregado el servidor FTP como un nuevo dispositivo en Developer. Los pasos para llevar esto a cabo se incluyen en la Ayuda del administrador del sistema.

Para enviar un informe o documento a un servidor FTP según una planificación

1. Realice una de las siguientes acciones:

   • Para un informe, haga clic en el nombre del informe para ejecutarlo.

   • Para un documento, edite el documento en el modo de diseño o en el modo editable.

     • Para editar un documento en modo de diseño, en una carpeta haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Editar. Si el documento está abierto en modo de presentación, haga clic en el icono de menú que se encuentra a la derecha y seleccione Editar.
     • Para editar un documento en modo editable, en una carpeta haga clic con el botón derecho en el documento, elija Ejecutar como y seleccione Editable.
2. En el menú Inicio, seleccione Suscribir a y, a continuación, FTP. Se abrirá el cuadro de diálogo Suscribirse a FTP.
3. En la lista desplegable Planificación, seleccione una planificación o evento que establezca el envío del informe o documento. Puede crear nuevas planificaciones en el Administrador de planificaciones de MicroStrategy Developer. Para conocer los pasos, consulte el capítulo sobre planificación de trabajos y tareas administrativas de la System Administration Help.

4. Determine la ubicación de entrega (destinatario) para el informe o documento realizando una de estas acciones:

   • Si el servidor FTP en el que desea entregar el informe o documento está disponible en la lista desplegable junto a Ubicación, seleccione el servidor FTP.

   • Para agregar ubicaciones de entrega a la lista desplegable, haga clic en Ubicación. Se abrirá el Cuadro de diálogo Explorador de destinatarios. Realice los siguientes pasos:

     1. Para agregar ubicaciones de entrega existentes, use la flecha Agregar a las selecciones para mover una o varias ubicaciones desde la lista Disponibles de la izquierda a la lista Para de la derecha.

     2. Para agregar ubicaciones de entrega a la lista desplegable, escriba un nombre para la nueva ubicación de entrega en el campo Nombre de dirección. En el campo Dirección física, indique la ruta de carpeta a una carpeta nueva o existente en el servidor FTP donde se enviarán los archivos. Por ejemplo, una ruta especificada correctamente es: FTPdelivery/reportfolder. En la lista desplegable Dispositivo, seleccione su dispositivo FTP. Cuando termine de definir la nueva ubicación de entrega, haga clic en Agregar a destinatarios.

        Es necesario que todas las ubicaciones que cree estén accesibles desde el equipo en el que tiene instalado Distribution Services.

     3. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de agregar ubicaciones de entrega.
5. En la lista desplegable Formato de entrega, seleccione el formato en el que se va a enviar el informe o documento.
6. Puede reducir el tamaño del informe o documento incluyéndolo en un archivo zip. Active la casilla de verificación Comprimir contenido.

7. Si el informe o documento contiene objetos agrupados, realice una de las siguientes acciones:

   • Para imprimir los datos de todos los objetos, active la casilla de verificación Expandir campos de paginación.
   • Para imprimir solo los datos de los objetos seleccionados actualmente en el panel Paginación (para informes) o en el panel Agrupamiento (para documentos), desactive la casilla de verificación Expandir campos de paginación.
8. Escriba un nombre para el archivo en el campo Nombre de archivo.

9. Para reemplazar todos los espacios en el nombre de archivo con otro carácter, en el campo Delimitador, escriba el carácter con el que reemplazar todos los espacios. Para ver una lista de caracteres que no se pueden usar como delimitadores de espacio, desplace el cursor por el icono de información .

   Los espacios que se crean al expandir macros, como el espacio entre la fecha y la hora, no se reemplazan con el delimitador de espacio.

10. Si aparecen resultados de selección dinámica, seleccione aquellos que desee utilizar cuando se entregue el informe o documento.
11. Expanda las Opciones avanzadas.
12. En el caso de los informes o documentos incluidos en un archivo zip, es posible proteger ese archivo zip con contraseña para obtener seguridad adicional. Active la casilla de verificación Proteger archivo zip con contraseña y escriba una contraseña para el archivo zip. Esta opción solo está disponible cuando está activada la casilla de verificación Comprimir contenido.
13. Si decide incluir el informe o documento en un archivo zip, puede especificar un nombre para dicho archivo zip. Escriba el nombre en el campo Nombre de archivo zip. Esta opción solo está disponible cuando está activada la casilla de verificación Comprimir contenido.
14. Para especificar una fecha tras la cual detener el envío del informe o documento, active la casilla de verificación No entregar después de y seleccione la fecha en el calendario.
15. Por defecto, si selecciona un grupo de contactos como destinatario del informe o documento, MicroStrategy usa el filtro de seguridad del grupo de contactos en su conjunto al enviar el informe o documento. Para usar los filtros de seguridad independientes para cada miembro del grupo de contactos suscrito, active la casilla de verificación Usar seguridad de contacto para cada miembro del grupo de contactos.

16. Para que se envíe un correo electrónico de notificación cuando se entrega el informe o documento, active la casilla de verificación Enviar notificación a la dirección de correo electrónico y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:

    • Para enviar la notificación a una dirección de correo electrónico que ya se ha definido, seleccione una dirección de la lista desplegable Para.
    • Para enviar la notificación a una nueva dirección de correo electrónico, en el campo Dirección nueva, escriba la dirección de correo electrónico a la que desea enviar una notificación de entrega y seleccione el tipo de cliente de correo electrónico de la dirección de correo electrónico especificada en la lista desplegable.
17. Haga clic en Aceptar. El archivo se enviará a la ubicación indicada según la planificación especificada.

Para comprobar que está suscrito al informe o al documento, haga clic en el icono de MicroStrategy en la parte superior de la página y seleccione Mis suscripciones. El informe se muestra en la lista de suscripciones de FTP.

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