Cómo planificar el envío de un informe o documento a una carpeta de red

Puede hacer que un informe o documento se envíe automáticamente a una carpeta de la red según una planificación determinada. Para ello, deberá suscribirse al informe o documento como se describe en los pasos siguientes.

Para personalizar la suscripción, puede escribir macros en los campos Nombre de archivo, Subcarpeta o Nombre de archivo zip. Cuando se envíe el documento, las macros se reemplazarán automáticamente con el texto que corresponda. Por ejemplo, suponga que crea una suscripción a un documento. Si escribe {&Project} en el campo Nombre de archivo, cuando se envíe el documento, aparecerá en su nombre el nombre del proyecto dentro del cual se guardó.

Para obtener una lista de las macros disponibles, consulte el capítulo sobre planificación de trabajos y tareas administrativas de la System Administration Help.

Para usar la funcionalidad de distribución para dividir un informe o documento en varios archivos y subcarpetas, se deben cumplir los siguientes requisitos previos:

Se debe haber creado el dispositivo de suscripción de archivo. Su definición debe permitir y anexar una ruta especificada por el usuario.
El informe o documento debe contener al menos un atributo en la paginación.
Debe tener acceso de escritura a la ubicación en la que desea crear la carpeta.
Debe tener el privilegio Suscribirse a archivo.
Debe tener el privilegio Crear ubicación de archivo.

Para enviar un informe o documento a una carpeta de red según una planificación

Realice una de las siguientes acciones:
- Para un informe, haga clic en el nombre del informe para ejecutarlo.
- Para un documento, edite el documento en el modo de diseño o en el modo editable.
  - Para editar un documento en modo de diseño, en una carpeta haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Editar. Si el documento está abierto en modo de presentación, haga clic en el icono de menú que se encuentra a la derecha y seleccione Editar.
  - Para editar un documento en modo editable, en una carpeta haga clic con el botón derecho en el documento, elija Ejecutar como y seleccione Editable.
En el menú Inicio, seleccione Suscribir a y, a continuación, Archivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Planificar entrega a archivo.
Desde la Planificar lista desplegable, seleccione una planificación o evento en el que entregar el informe o documento. Puede crear nuevas planificaciones en el Administrador de planificaciones de MicroStrategy Developer. Para conocer los pasos, consulte el capítulo sobre planificación de trabajos y tareas administrativas de la guía System Administration Help.
Determine la ubicación de entrega (destinatario) para el informe o documento realizando una de estas acciones:

Si la carpeta a la que desea enviar el informe o documento está disponible en la lista desplegable junto a Ubicación, seleccione la carpeta.
Para agregar ubicaciones de entrega a la lista desplegable, haga clic en Ubicación. Se abrirá el Cuadro de diálogo Explorador de destinatarios. Realice los siguientes pasos:
1. Para seleccionar ubicaciones de entrega, use la flecha Agregar a las selecciones para mover una o varias ubicaciones desde la lista Disponibles de la izquierda a la lista Para de la derecha.
2. Para agregar ubicaciones de entrega a la lista desplegable, escriba un nombre para la nueva ubicación de entrega en el Nombre de dirección campo. En el campo Dirección física, especifique una ruta de carpeta a una carpeta nueva o existente para la ubicación de entrega. Por ejemplo, una ruta especificada correctamente es: \\FileServ2\SalesReports\Jan03\. Seleccione un tipo de ubicación del Dispositivo lista desplegable. Cuando termine de definir la nueva ubicación de entrega, haga clic en Agregar a destinatarios.
3. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de agregar ubicaciones de entrega.

Para crear una carpeta nueva en la que enviar archivos, en la lista desplegable, seleccione Ubicación seleccionada por el usuarioy, a continuación, escriba la ubicación en la que se debe crear la nueva carpeta en la red, con el nuevo nombre de carpeta, en el Subcarpeta campo.

Desde la Formato de entrega lista desplegable, seleccione el formato en el que se va a enviar el informe o documento. Si se selecciona Excel o PDF, el informe se envía como datos adjuntos del mensaje de correo electrónico.
Puede reducir el tamaño del informe o documento incluyéndolo en un archivo zip. Active la casilla de verificación Comprimir contenido. Esta opción solo está disponible si la opción Formato de entrega está definida en un formato de archivo que no sea HTML.
Si el informe o documento contiene objetos agrupados, realice una de las siguientes acciones:
- Para imprimir los datos de todos los objetos, active la casilla de verificación Expandir campos de paginación.
- Para imprimir solo los datos de los objetos seleccionados actualmente en el panel Paginación (para informes) o en el panel Agrupamiento (para documentos), desactive la casilla de verificación Expandir campos de paginación.
Puede indicar el carácter delimitador que se va a usar para separar los valores en un informe (como, por ejemplo, comas o tabulaciones). Esta opción solo está disponible para informes enviados como texto sin formato. Desde la Delimitador lista desplegable, seleccione una de las siguientes opciones:
- Para elegir un delimitador de la lista, seleccione aquel que desee usar (por ejemplo, Coma o Espacio).
- Para especificar su propio delimitador, seleccione Otro y, a continuación, escriba en el campo el carácter delimitador que desee.
Escriba un nombre para el archivo en el campo Nombre de archivo.
Para reemplazar todos los espacios en el nombre de archivo con otro carácter, en el campo Delimitador, escriba el carácter con el que reemplazar todos los espacios. Para ver una lista de caracteres que no se pueden usar como delimitadores de espacio, desplace el cursor por el icono de información .

Los espacios que se crean al expandir macros, como el espacio entre la fecha y la hora, no se reemplazan con el delimitador de espacio.
Puede dividir, o distribuir, un informe o documento en varios archivos y subcarpetas. Cada archivo contiene una parte de datos en función de los atributos usados para agrupar el informe o documento. Los documentos que contienen varios diseños se pueden dividir si cada diseño contiene los atributos seleccionados para la distribución. Para distribuir el informe o documento, lleve a cabo los pasos siguientes:
1. Haga clic en Distribuir. Se muestra el editor de criterios de distribución, con todos los atributos usados para agrupar el informe o documento incluido en la lista Atributos disponibles.
2. En la lista Atributos disponibles, seleccione los atributos que se usarán para dividir los datos y, a continuación, haga clic en > para moverlos a la lista Atributos seleccionados. Cuando se ejecuta la suscripción, se crea un archivo independiente para cada elemento de cada atributo seleccionado.
3. Para asegurarse de que cada archivo reciba un nombre exclusivo cuando se ejecute la suscripción, puede escribir una macro en el campo Nombre de archivo. Por ejemplo, si selecciona los atributos Región y Categoría para distribuir el documento, puede escribir la macro {[Region]@[DESC]},{[Category]@[DESC]}. Cuando se ejecuta la suscripción, cada archivo recibe un nombre de archivo que comienza con los nombres de los elementos de atributo usados para generar el archivo, como Central, Libros o Central, Electrónica.
4. Para crear subcarpetas en función de los atributos del eje de paginación del informe, en el campo Subcarpeta dentro del campo Nombre de archivo, escriba una macro con la sintaxis {[Attribute Name]@[Attribute Form]}. Por ejemplo, si desea crear una subcarpeta para cada administrador en el informe y Manager (Administrador) está en la paginación del informe, puede escribir {[Manager]@[Last Name]}. Si no existen subcarpetas, se crearán y los informes suscritos se colocarán en las subcarpetas.
  
  Si el informe contiene varios atributos en el eje de paginación, puede crear varios niveles de subcarpetas. Por ejemplo, si el informe tiene Administrador y Categoría en la paginación, puede escribir {[Manager]@[Last Name]\[Category]@[DESC]} en el campo Subcarpeta para crear subcarpetas de categoría en las subcarpetas de administrador.
Para un informe o documento con selecciones dinámicas, se muestran todas las selecciones dinámicas si no se suscribe a un informe o documento abierto. Las selecciones que realice para estas selecciones dinámicas se utilizarán siempre que se entregue el informe o documento.
Expanda las Opciones avanzadas.
En el caso de los informes o documentos incluidos en un archivo zip, es posible proteger ese archivo zip con contraseña para obtener seguridad adicional. Active la casilla de verificación Proteger archivo zip con contraseña y escriba una contraseña para el archivo zip. Esta opción solo está disponible cuando está activada la casilla de verificación Comprimir contenido.
Si decide incluir el informe o documento en un archivo zip, puede especificar un nombre para dicho archivo zip. Escriba el nombre en el campo Nombre de archivo zip. Esta opción solo está disponible cuando está activada la casilla de verificación Comprimir contenido.
Para especificar una fecha tras la cual detener el envío del informe o documento, active la casilla de verificación No entregar después de y seleccione la fecha en el calendario.
Por defecto, si selecciona un grupo de contactos como destinatario del informe o documento, MicroStrategy usa el filtro de seguridad del grupo de contactos en su conjunto al enviar el informe o documento. Para usar los filtros de seguridad independientes para cada miembro del grupo de contactos suscrito, active la casilla de verificación Usar seguridad de contacto para cada miembro del grupo de contactos.
Para que se envíe un correo electrónico de notificación cuando se entrega el informe o documento, active la casilla de verificación Enviar notificación a la dirección de correo electrónico y, a continuación, realice una de las siguientes acciones:
- Para enviar la notificación a una dirección de correo electrónico que ya se ha definido, seleccione una dirección del Para lista desplegable.
- Para enviar la notificación a una nueva dirección de correo electrónico, en el Dirección nueva , escriba la dirección de correo electrónico a la que desee enviar una notificación de entrega y seleccione el tipo de cliente de correo electrónico de la dirección de correo electrónico especificada en la lista desplegable.
Haga clic en Aceptar. El archivo se enviará a la ubicación indicada según la planificación especificada.

Para comprobar que está suscrito al informe o al documento, haga clic en el icono de MicroStrategy en la parte superior de la página y seleccione Mis suscripciones. El informe aparece en la lista Suscripciones de archivo.

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