Version 2021

调度要发送到网络文件夹的报表或文档的方法

您可以通过一个特定的调度自动发送报表或文档到您网络上的某个文件夹。要执行此操作，您必须订阅报表或文档，操作步骤如下。

您可以在文件名、子文件夹或 Zip 文件名字段分别输入宏来自定义您的订阅。当报表或文档被传递时，这些宏将自动替换为相应的文本。例如，您创建了一个文档订阅。如果在文件名字段输入 {&Project}，当文档被传递时，被保存的文档所在的项目的名称将显示为所传递的文档的名称。

如需可用的宏列表，请参阅系统管理帮助中的“作业和管理任务的定期计划”章节。

要使用突发功能将报表或文档拆分成多个文件和子文件夹，必须满足以下前提条件：

  • 已创建文件订阅设备。其定义必须允许和添加用户输入的路径。
  • 报表或文档必须包含至少一个实体在分页中。
  • 您必须具备要创建文件夹的位置的写入权限。
  • 您必须具备“订阅文件”权限。
  • 您必须具备“创建文件”位置权限。

如何通过一个调度来发送报表或文档到网络文件夹

  1. 执行以下操作之一：

    • 对于报表，单击报表名称以运行报表。

    • 对于文档，在“设计模式”或“可编辑模式”下编辑文档。

      • 要在“设计模式”下编辑文档，请在文件夹中右键单击文档并选择编辑。如果在“演示模式”下打开文档，请单击右侧的菜单图标 “菜单”图标（汉堡），然后选择编辑。
      • 要在“可编辑模式”下编辑文档，请在文件夹中右键单击文档并指向运行方式，然后选择可编辑。
  2. 从主页菜单中，指向订阅，并选择文件。这时“定时传递到文件”对话框将被打开。
  3. 从 调度 下拉列表，选择要传递报表或文档的调度或事件。您可以在 MicroStrategy Developer 调度管理器中创建新的调度。有关步骤，请参阅系统管理帮助中的“作业和管理任务的定期计划”章节。

  4. 通过执行以下一项操作来决定报表或文档的传递位置（收件人）：

    • 如果要传递报表或文档的目标文件夹位于下方的下拉列表中 位置，选择文件夹。

    • 要添加传递位置到下拉列表，单击 位置。这时将打开“收件人浏览器”对话框。请执行以下步骤：

      1. 要选择一个传递位置，用加到选择箭头 “加到选择”图标 移动左侧可用的列表内的一个或更多位置到右侧的收件人列表。
      2. 要添加传递位置到下拉列表，请输入新传递位置的名称 地址名称 字段。在物理地址字段，指定一个文件夹路径到一个新的或现有的文件夹作为传递位置。例如，正确指定路径应该是：\\FileServ2\SalesReports\Jan03\。从中选择一个位置类型 设备 下拉列表。当您完成定义新的传递位置时，单击添加至收件人。

        3. 您所创建的所有位置必须是安装 Distribution Services 的计算机所能访问的地址。

      3. 完成添加传递位置后单击确定。
    • 要创建要在其中传递文件的新文件夹，请从下拉列表中选择 用户所选位置，然后输入新文件夹名称所在的网络上应创建新文件夹的位置 子文件夹 字段。
  5. 从 传递格式 下拉列表中，选择用于发送报表或文档的格式。如果选中 Excel 或 PDF，报表将以附件形式包含在邮件中。
  6. 您可以将报表或文档添加到 Zip 文件以减小其大小。选中压缩内容复选框。此选项只有在“传递格式”选项设置为 HTML 以外的格式时可用。

  7. 如果报表或文档包含已分组的对象，请执行以下一个操作：

    • 要打印所有对象的数据，选中展开分页字段复选框。
    • 要只打印（报表）分页面板或（文档）分组面板当前选中对象的数据，取消选中展开分页字段复选框。

  8. 您可以指定用于分隔报表内的值的分隔符字符，例如逗号或制表符。此选项只能用于以纯文本格式发送的报表。从 分隔符 下拉列表，选择以下选项之一：

    • 要从列表中选择分隔符，选择要使用的分隔符，例如逗号或空格。
    • 要指定自定义分隔符，选择其他，然后在字段内输入要用作分隔符的字符。
  9. 在文件名输入框为文件输入一个名称。

  10. 要将文件名中的所有空格符替换为其他字符，请在分隔符字段输入用于替换所有空格的字符。要查看不能作为空格分隔符使用的字符列表，请将光标悬停于信息图标 “信息图标”示例 上方。

    用扩展宏（例如，时间戳中的时间和日期之间的空格）创建的空格不能替换为空格分隔符。

  11. 您可以将报表或文档拆分或突发成多个文件和子文件夹。根据用于为报表或文档分组的实体，每个文件包含相应的部分数据。包含多个布局的文档可以拆分，前提是每个布局包含为突发而选定的实体。要突发报表或文档，请完成以下步骤：

    1. 单击突发。此时将显示“突发条件编辑器”，且“可用实体”列表内将显示用于为报表或文档分组的所有实体。

      2. 如果显示“无可用的批量分发元素”消息，则必须在分页面板（适用于报表）或分组面板（适用于文档）上放置至少一个实体。

    2. 在“可用实体”列表中，选择要用于拆分数据的实体，然后单击 > 将这些实体移至“已选实体”列表。当执行订阅时，将为已选实体的每个元素创建单独的文件。
    3. 要确保执行订阅时每个文件拥有唯一名称，您可以在文件名称字段中键入宏。例如，如果您选择“地区”和“商品大类”实体来突发文档，您可以键入宏 {[Region]@[DESC]},{[Category]@[DESC]}。当执行订阅时，每个文件将获得一个生成文件时所使用的实体元素的名称开头的文件名，例如，Central, Books 或 Central, Electronics。

    4. 要根据报表分页轴中的实体创建子文件夹，请在文件名称字段下的子文件夹字段中，使用语法 {[Attribute Name]@[Attribute Form]} 键入宏。例如，要为报表中的每位经理创建一个子文件夹，而经理位于报表的分页中，您可以键入 {[Manager]@[Last Name]}。如果子文件夹不存在，则创建子文件夹并将订阅报表放置其中。

      如果报表在分页轴中包含多个实体，您可以创建多个级别的子文件夹。例如，如果报表在分页中具有“经理”和“商品大类”，您可以在子文件夹字段中键入 {[Manager]@[Last Name]\[Category]@[DESC]}，以在经理子文件夹中创建商品大类子文件夹。

  12. 对于带提示的报表或文档，如果您订阅的不是一个已打开的报表或文档，它将显示所有提示。您为这些提示做的选择在每次报表或文档被传递时生效。
  13. 展开高级选项。
  14. 您可以为 Zip 文件添加密码保护以进一步保护 Zip 文件中的报表或文档的安全。选中密码保护 Zip 文件复选框并为 Zip 文件键入一个密码。此选项只有在选中压缩内容复选框时可用。
  15. 如果您选择将报表或文档添加到 Zip 文件，您可以为 Zip 文件指定一个名称。在 Zip 文件名字段中输入一个文件名。此选项只有在选中压缩内容复选框时可用。
  16. 要指定报表或文档的停止发送日期，选中在此之后不要发送复选框，然后从日历中选择相应的日期。
  17. 默认情况下，如果您已选择联系人组作为报表或文档的收件人，MicroStrategy 将在传递报表或文档时将联系人组的安全筛选器作为一个整体来对待。要为已订阅的联系人组的每位成员分别使用不同的安全筛选器，选中对每位联系人组成员启用联系人安全性复选框。

  18. 要在传递报表或文档时发送通知电子邮件，请选择发送通知到电子邮件地址复选框，然后执行以下操作之一：

    • 要将通知发送至已定义的电子邮件地址，请从中选择一个地址 到 下拉列表。
    • 要发送通知到新的电子邮件地址，请在 新地址 字段，输入要发送传递通知的电子邮件地址，并从下拉列表中选择指定电子邮件地址的电子邮件客户端类型。
  19. 单击确定。文件将通过一个指定的调度被传递到指定的位置。

要验证您是否已经订阅报表或文档，单击页面顶部的 MicroStrategy 图标“项目”图标并选择我的订阅。报表将出现在文件订阅列表中。

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