Comment envoyer un rapport ou un document par courrier électronique

Vous pouvez envoyer un rapport, document ou portfolio à n’importe quelle adresse e-mail. Vous pouvez également envoyer un rapport, un document ou un portfolio directement depuis le dossier dans lequel il se trouve.

Pour la procédure d'envoi d'un portfolio par e-mail, reportez-vous à la section Envoi d'un portfolio par e-mail.

Pour envoyer un rapport ou un document par courrier électronique

1. Cliquez sur le nom d’un rapport ou d’un document pour l’exécuter.
2. Pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer maintenant :
   • Pour un document : Cliquez sur l’icône de menu sur la droite, puis sélectionnez Envoyer maintenant.

   • Pour un rapport : Dans le menu Page d’accueil, sélectionnez Envoyer maintenant.

3. Cliquez sur À pour trouver l’adresse e-mail du destinataire. Le Navigateur des destinataires s’ouvre.
4. Choisissez une adresse dans la liste déroulante Disponible. Si vous ne voyez pas l’adresse de messagerie correcte, entrez l’adresse et l’adresse physique dans les champs de même nom, puis cliquez sur Ajouter aux destinataires pour ajouter une nouvelle adresse.
5. Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Envoyer maintenant.
6. Dans la liste déroulante Envoyer, précisez sous quelle forme le rapport ou le document doit être remis en choisissant l’une des options suivantes :
   • Données dans l’e-mail : Le rapport ou document s’affiche dans l’e-mail.
   • Données dans l’e-mail et vers l’historique : le rapport ou document s’affiche dans l’e-mail et est aussi envoyé à l’historique.
   • Données et lien vers l’historique dans l’e-mail : Le rapport ou le document s’affiche dans l’e-mail, avec un lien menant vers l’emplacement de l’historique du rapport ou du document.

   • Liens vers l’historique dans l’e-mail : un lien menant à l’emplacement de l’historique du rapport ou du document est inclus dans l’e-mail.

   Les options disponibles peuvent varier selon les privilèges qui vous ont été attribués. Pour plus d’informations sur les privilèges nécessaires, reportez-vous aux conditions préalables.

7. Dans la liste déroulante Format de livraison, sélectionnez le format dans lequel envoyer le rapport/document. Les options disponibles sont HTML, Excel et PDF. Si vous choisissez le format Excel ou PDF, le rapport ou le document est inclus sous forme de pièce jointe dans l’e-mail. Si vous choisissez un autre formatage que le formatage HTML, vous pouvez réduire la taille de la pièce jointe en cochant la case Compresser le contenu.
8. Vous pouvez spécifier le caractère de séparation des valeurs dans un rapport ou un document, comme la virgule ou la tabulation. Dans la liste déroulante Délimiteur, sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Pour choisir un délimiteur dans la liste, opérez une sélection telle que Virgule ou Espace.

   • Pour spécifier un délimiteur personnalisé, sélectionnez Autre, puis tapez le caractère de votre choix.

   L’option Délimiteur est uniquement disponible si l’option Format de livraison est définie sur Texte brut.

9. Activez la case à cocher Développer les champs de saut de page pour imprimer tous les objets de la liste déroulante Saut de page lorsque le rapport ou le document est envoyé par courrier électronique.
10. Vous pouvez diviser, ou éclater, un rapport ou un document en plusieurs fichiers. Chaque fichier contient une portion de données basée sur les attributs utilisés pour le groupement du rapport ou du document. Les documents contenant plusieurs mises en forme peuvent être éclatés à condition que chaque mise en forme contienne les attributs sélectionnés pour l’éclatement. Pour éclater le rapport ou le document, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur Éclatement. L’éditeur de critères d’éclatement apparaît avec tous les attributs utilisés pour grouper le rapport ou le document affiché dans la liste Attributs disponibles.

       Si un message « Aucun élément d’éclatement disponible » apparaît, vous devez placer au moins un attribut sur le panneau Saut de page (pour les rapports) ou le panneau Groupement (pour les documents).

    2. Dans la liste Attributs disponibles, sélectionnez les attributs à utiliser pour l’éclatement des données, puis cliquez sur > pour déplacer les attributs vers la liste Attributs sélectionnés. Lorsque la souscription est exécutée, un fichier distinct est créé pour chaque élément de chaque attribut sélectionné.
    3. Pour vous assurer que chaque fichier recevra un nom unique lorsque la souscription sera exécutée, vous pouvez taper une macro dans le champ Nom du fichier. Par exemple, si vous sélectionnez les attributs Region (Région) et Category (Catégorie) pour éclater le document, vous pouvez taper la macro {[Region]@[DESC]},{[Category]@[DESC]}. Lorsque la souscription est exécutée, chaque fichier reçoit un nom de fichier commençant par les noms des éléments d’attribut utilisés pour générer le fichier, tel que Centre, Livres ou Centre, Électronique.
11. Sur la ligne Objet, tapez une description du rapport ou document envoyé par e-mail.
12. Pour qu’un message s’affiche dans le corps de l’e-mail, tapez-le dans le champ Message.
13. Pour inclure le rapport ou document dans un fichier zip, procédez comme suit :
    1. Développez Options avancées en cliquant sur .
    2. Activez la case à cocher Fichier Zip protégé par mot de passe si vous souhaitez protéger le fichier zip à l’aide d’un mot de passe. Tapez le mot de passe du fichier zip.
    3. Tapez le nom du fichier zip dans le champ Nom du fichier zip.
14. Par défaut, si vous avez sélectionné un groupe de contacts en tant que le destinataire du rapport ou document, MicroStrategy utilise le filtre de sécurité du groupe de contacts dans son ensemble lors de la livraison du rapport ou document. Pour utiliser les filtres de sécurité séparés pour chaque membre du groupe de contacts sélectionné, activez la case à cocher Utiliser la sécurité des contacts pour chaque membre du groupe de contacts.
15. Cliquez sur OK. Le rapport ou document est envoyé à l’adresse de messagerie sélectionnée.

Pour envoyer un rapport, un document ou un portfolio par e-mail depuis son dossier

Procédez de l’une des manières suivantes, selon le type de vue MicroStrategy Web dans lequel vous vous trouvez :

• Vue grandes icônes : Cliquez sur le lien Envoyer maintenant en-dessous de l’icône du rapport, document ou portfolio.
• Vue de la liste : Cliquez sur l’icône Envoyer maintenant dans la colonne Actions.