Cómo enviar por correo electrónico un informe o documento

Puede enviar informes, documentos o dossiers a cualquier dirección de correo electrónico. También puede enviar por correo electrónico un informe, documento o dossier directamente desde la carpeta en que se encuentra.

Para conocer los pasos necesarios para enviar por correo electrónico un dossier, consulte Envío de un dossier en un mensaje de correo electrónico.

Para enviar por correo electrónico un informe o documento

1. Haga clic en el nombre del informe o documento para ejecutarlo.
2. Para abrir el cuadro de diálogo Enviar ahora:
   • Para un documento: Haga clic en el icono de menú que se encuentra a la derecha y seleccione Enviar ahora.

   • Para un informe: En el menú Inicio, seleccione Enviar ahora.

3. Haga clic en Para para buscar la dirección de correo electrónico del destinatario. Se abre el Explorador de destinatarios.
4. Seleccione una dirección en la lista desplegable Disponibles. Si no ve la dirección de correo electrónico que desea usar, escriba el nombre de dirección y la dirección física en sus respectivos campos y haga clic en Agregar a destinatarios para agregar una dirección nueva.
5. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Enviar ahora.
6. En la lista desplegable Enviar, especifique el destino de envío del informe o documento, mediante la selección de una de las siguientes opciones:
   • Datos en correo electrónico: el informe o documento se muestra en el correo electrónico.
   • Datos en correo electrónico y en lista de historial: el informe o documento aparecerá en el correo electrónico y también se enviará al historial.
   • Datos y vínculo a lista de historial en correo electrónico: El informe o documento aparece en el correo electrónico, junto con un vínculo a la ubicación del Historial del informe o documento.

   • Vínculo a lista de historial en correo electrónico: se proporcionará un vínculo a la ubicación del historial del informe o documento en el mensaje de correo electrónico.

   Las opciones disponibles pueden variar según los privilegios asignados. Para obtener más información acerca de los privilegios necesarios, consulte los requisitos previos.

7. En la lista desplegable Formato de entrega, seleccione el formato en el que se va a enviar el informe o documento. Las opciones son HTML, Excel y PDF. Si se selecciona Excel o PDF, el informe o documento se incluye como datos adjuntos en el mensaje de correo electrónico. Si selecciona un formato que no sea HTML, puede reducir el tamaño de los datos adjuntos activando la casilla de verificación Comprimir el contenido.
8. Puede indicar el carácter delimitador que se va a usar para separar los valores en un informe o documento (como, por ejemplo, comas o tabulaciones). En la lista desplegable Delimitador, seleccione una de las opciones siguientes:
   • Para elegir un delimitador de la lista, seleccione aquel que desee usar (por ejemplo, Coma o Espacio).

   • Para especificar su propio delimitador, seleccione Otro y, a continuación, escriba en el campo el carácter delimitador que desee.

   La opción Delimitador solo está disponible si la opción Formato de entrega está definida como Texto sin formato.

9. Active la casilla de verificación Expandir campos de paginación para imprimir todos los objetos de las listas desplegables de paginación cuando el informe o documento se envía por correo electrónico.
10. Puede dividir, o distribuir, un informe o documento en varios archivos. Cada archivo contiene una parte de datos en función de los atributos usados para agrupar el informe o documento. Los documentos que contienen varios diseños se pueden dividir si cada diseño contiene los atributos seleccionados para la distribución. Para distribuir el informe o documento, lleve a cabo los pasos siguientes:

    1. Haga clic en Distribuir. Se muestra el editor de criterios de distribución, con todos los atributos usados para agrupar el informe o documento incluido en la lista Atributos disponibles.

       Si se muestra un mensaje "No hay elementos de distribución disponibles", debe colocar al menos un atributo en el panel Paginación (para informes) o en el panel Agrupamiento (para documentos).

    2. En la lista Atributos disponibles, seleccione los atributos que se usarán para dividir los datos y, a continuación, haga clic en > para moverlos a la lista Atributos seleccionados. Cuando se ejecuta la suscripción, se crea un archivo independiente para cada elemento de cada atributo seleccionado.
    3. Para asegurarse de que cada archivo reciba un nombre exclusivo cuando se ejecute la suscripción, puede escribir una macro en el campo Nombre de archivo. Por ejemplo, si selecciona los atributos Región y Categoría para distribuir el documento, puede escribir la macro {[Region]@[DESC]},{[Category]@[DESC]}. Cuando se ejecuta la suscripción, cada archivo recibe un nombre de archivo que comienza con los nombres de los elementos de atributo usados para generar el archivo, como Central, Libros o Central, Electrónica.
11. En la línea Asunto, escriba una descripción del informe o documento enviado.
12. Si desea que se muestre un mensaje en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, escriba el texto en el campo Mensaje.
13. Realice una de las siguientes acciones para incluir el informe o documento en un archivo zip:
    1. Expanda Opciones avanzadas haciendo clic en .
    2. Active la casilla de verificación Proteger archivo zip con contraseña si desea proteger el archivo comprimido con una contraseña. Escriba una contraseña para el archivo zip.
    3. Escriba un nombre para el archivo zip en el campo Nombre de archivo zip.
14. Por defecto, si selecciona un grupo de contactos como destinatario del informe o documento, MicroStrategy usa el filtro de seguridad del grupo de contactos en su conjunto al enviar el informe o documento. Para usar los filtros de seguridad independientes para cada miembro del grupo de contactos suscrito, active la casilla de verificación Usar seguridad de contacto para cada miembro del grupo de contactos.
15. Haga clic en Aceptar. El informe o documento se envía a la dirección de correo electrónico seleccionada.

Para enviar por correo electrónico un informe, documento o dossier desde su carpeta

Realice una de las acciones siguientes en función de la vista de MicroStrategy Web:

• En la vista de iconos grandes: Haga clic en el vínculo Enviar ahora debajo del icono del informe, documento o dossier.
• En la vista de lista: haga clic en el icono Enviar ahora de la columna Acciones.